Custom Search

Rabu, 26 November 2008

Teknik Persidangan

Istilah persidangan atau rapat terkadang digunakan untuk pegertian yang sama. Namun sering juga tidak dapat dipersamakan begitu saja. Bagaimana kaidah kedua istilah tersebut kita serahkan saja pada ahli bahasa. Untuk memudahkan perbincangan kita dalam memahami bentuk dan metode persidangan, kita dapat berangkat dari kalimat “suatu rapat mungkin terdiri dari satu persidangan, tetapi ada juga rapat yang terdiri dari banyak persidangan dengan satu atau banyak metode”. Contoh: Rapat Pengurus PNB Daerah, sidang dengan berbagai metode : Sidang Pleno, Sidang Komisi, Sidang Panitia Kerja, dan Sidang Panitia Khusus. Walaupun sebenarnya semua bentuk/ metode persidangan tersebut sangat jarang sekali dipakai. Untuk itu dalam memudahkan kita untuk melaksanakan suatu persidangan kita bisa mengenal beberapa bentuk persidangan/ rapat yang sering dilakukan secara umum dan metode/ tehnik yang sering dipakai.

Beberapa bentuk persidangan yang dikenal :
1. Kuliah (Lecture)
Adalah persidangan dengan seorang pembicara di hadapan pendengar. Digunakan :
a. Bila ingin memberikan informasi
b. Jika pendengar sudah termotifasi
c. Apabila pembicara seornag ahli dan pandai menggunakan ilustrasi
d. Apabila kelompk pendengar terlalu banyak.
e. Apabila ingin menekan / menguatkan apa – apa yang telah dibaca oleh pendegar.

2. Diskusi Kelompok
Adalah suatu perbincangan yang terencana dan tersusun diantara tiga orang atau lebih dengan suatu topik tertentu dan pembicaraan dilakukan secara terpinpin.
Digunakan :
a. Jika ingin melakukan pendekatan yang demokratis.
b. Jika ingin melakukan atau mengibarkan ide atau informasi.
c. Jika kita ingin membicarakan suatu masalah kepada anggota dan meningkatkan penghayatan dan tanggung jawab terhadap masalah tersebut.
d. Jika kita ingin mengembangkan suatu titik pandang.
e. Jika kita ingin mengembangkan kepemimpinan.
Ciri – ciri :
- Ada kontak emosional yang tinggi dan kemungkinan saling mempengaruhi diantara anggota.
- Bersifat informal dan santai.
- Anggota dapat diarahkan untuk berfikir secara kelompok, mengembangkan kerja sama dan menghilangkan perbedaan.

3. Panel diskusi
4. Simposium
5. Wok Shop
6. Brain Storming
7. Debate
8. Roll Playing
9. dll







Persidangan yang buruk.
Berikut ini adalah daftar beberapa keluhan yang sering terjadi dalam suatu persidangan/ rapat. Berikan tanda √ pada bagian yang sesuai dengan pengalaman anda dalam melaksanakan suatu rapat.

□ Orang yang mengundang anda tidak hadir.
□ Peserta terlambat
□ Peserta tidak hadir.
□ Peserta terlalu cepat meninggalkan persidangan.
□ Peserta melamun, memikirkan hal lain yang dapat mereka lakukan atau bahkan tertidur.
□ Terlalu banyak peserta yang berbicara pada saat bersamaan.
□ Pembicaraan didominasi oleh seorang atau beberapa orang saja.
□ Pemimpin mendominasi.
□ Para pesertsa saling menyerang pribadi peserta lain.
□ Tak ada satupun pokok persoalan yang dapat diselesaikan.
□ Bertele – tele.
□ Mengambang
□ Protes : Salah satu atau beberapa peserta meninggalkan ruangan.
□ Sebagian peserta tidak dapat menerima keputusan.
□ Terjadi kontak fisik, lempar sepatu, lempar kursi atau gebrak meja.
□ Terjadi rapat dalam rapat.
□ Pihak lain diluar peserta menyela persidangan.
□ Suasana tidak nyaman,ribut, gaduh.
□ Topik yang dibahas merupakan pengulangan dari topik – topik sebelumnya.
□ NATO : No Action Talk Only
□ ………………………………………………………………………………
□ ……………………………………………………………………………….
□ ………………………………………………………………………………..
□ ………………………………………………………………………………..
□ …………………………………………………………………………………
□ ………………………………………………………………………………….
(silahkan tuliskan pengalaman anda yang belum termuat)

Sumber masalah - masalah di atas dapat diklasifikasikan dalam beberapa bagian :
1. Persiapan
a. Penyelenggara :
- Pastikan undangan sudah terdistribusi.
- Susun agenda.
- Tentukan tujuan.
- Pilih metode.
- Estimasi waktu dengan baik.
- Siapkan peralatan yang dibutuhkan.
b. Peserta.
- Hadir tepat waktu.
- Persiapkan diri.
- Cari informasi sebanyak mungkin tentang masalah yang akan dibahas.
- Siapkan peralatan yang dibutuhkan.

2. Pelaksanaan
1. Pimpinan Sidang
Pemimpin persidangan adalah faktor yang sangat menentukan dalam kelancaran suatu persidangan. Semua arus informasi dan mekanisme pembicaraan diatur dan diformulasikan sedemikian rupa dengan bijaksana, objektif, luwes tanpa mengurangi wibawa dan dilakukan dengan tegas.

Ada berbagai macam fungsi dari seorang pemimpin sidang, yang pada umumnya berguna agar persidangan lancar dan efektif, yaitu :
- Sebagai pengarah.
- Sebagai layar pemantul
- Mediator.
- Pencari jalan keluar.
- Motifator.
- Sebagai pengambil kesimpulan dan keputusan atas nama perserta.

Pemimpin sidang dituntut dapat mengatur waktu bicara, mengarahkan dan memilih pembicara agar apa yang menjadi tujuan dapat dicapai rumusannya, tetap aspiratif dan diterima semua pihak. Beberapa hal yang perlu diperhatikan pemimpin sidang (dan peserta), adalah :
- Tingkat emosional.
- Penampilan
- Perbedaan usia
- Pengalaman dan latar belakang.
- Kebiasaan, dll

Bagi seorang pemimpin persidangan, dengan mengenal watak dan karakter dari masing – masing peserta, maka akan lebih mudah baginya untuk mengarahkan jalannya persidangan. Ini memang sulit dilakukan apalagi jika pesertanya orang – orang yang belum dikenal datau belum pernah berinteraksi dengannya.

Pemimpin sidang hendaknya juga memperhatikan tipe – tipe peserta yang dipimpinnya agar dapat mengarahkan persidangan dengan baik. Terdapat tujuh tipe peserta, yaitu :
Ø Pemersatu.
Ø Pendengar
Ø Perantara
Ø Pemberi Semangat
Ø Pengambil Inisiatif
Ø Pemberi informasi.
Ø Penyerang.
Ø Akan tetapi ada type baru yang muncul dan sering terjadi dalam suatu rapat, yaitu type perusuh.
Sebab orang dengan type seperti ini muncul/ datang hanya untuk merusuhi (memprovokasi) dan mengganggu peserta dalam rapat/ persidangan.

Seorang pemimpin sidang yang baik adalah yang memiliki ciri – ciri sebagai berikut:
1. Mengetahui teknik – teknik pengendalian persidangan
2. Cakap mengkombinasikan teknik pengendalian yang bebas, terbatas dan ketat.
3. Cepat mengenal dan memahami situasi.
4. Mampu mengenali dengan cepat type – type peserta.
5. Cakap mengutarakan pendapat.
6. Cakap menangkap dan mampu menganalisa dan menguraikan setiap pembicaraan.
7. Cakap mengambil kesimpulan pembicara.
8. Cakap mengambil jalan keluar bila sidang mengalami jalan buntu.
9. Mampu memahami faktor psikologis peserta serta mampu memotifasi peserta untuk
mengambil peranan.
10. Memiliki stamina yang tinggi
11. Tidak berbicara panjang lebar.
12. Tidak memaksakan pendapat.
13. Tidak membantah.


2. Peserta
Interupsi adalah suatu tindakan dari seorang untuk menyela, memotong, menghentikan suatu proses pembicaraan dalam suatu persidangan. Terdapat 4 jenis interupsi, yaitu :
a. Point of Order (PO)
Jika kita menyela pembicaraan yang sedang berjalan dan kita melihat bahwa apa yang kita sampaikan berhubungan langsung dengan pembicaraan dan akan memperlancar pembicaraan.

b. Point of Information (PI)
Jika kita ingin memberikan informasi untuk menjelaskan atau menambah bahan pertimbangan pada persoalan yang sedang dibahas.

c. Point of Clarification (PC)
Diajukan untuk mengklarifikasi suatu permasalahan sehingga permasalahan tersebut menjadi jelas, untuk memperjelas sesuatu yang telah kita sampaikan sebelumnya tetapi tidak dimengerti atau ditafsirkan berbeda oleh peserta lainnya, dapat juga disampaikan untuk memberi penjelasan tentang sesuatu yang telah disampaikan orang lain.

d. Point of Personal Privilage (PP)
Diajukan untuk membela diri (merehabilitir) sehubungan dengan pembicaraan yang sedang berlangsung yang menyinggung hak pribadi (privilage), misalnya : hinaan, fitnah, dll.

3. Aturan main.
Selain faktor pemimpin dan peserta sidang, aturan main atau tata tertib sangat penting untuk memperlancar suatu persidangan. Tata tertib persidangan ini hendaknya memuat beberapa hal, yaitu :
1. Siapa dan apa tugas pemimpin persidangan.
2. Tahapan persidangan atau agenda persidangan.
3. Siapa peserta, apa hak dan kewajibannya.
4. Bagaimana cara pengambilan keputusan.
5. Bentuk – bentuk persidangan, yaitu : Sidang pleno, sidang komisi, sidang panitia kerja, sidang panitia khusus,
6. Dan lain – lain yang dianggab perlu diatur.

Disamping tata tertib tertulis, berbagai hal teknis biasanya diserahkan kepada Stering Committee atau Pengurus / penanggung jawab organisasi. Ada beberapa hal yang menjadi kesepakatan tak tertulis yang berlaku pada berbagai persidangan / rapat, seperti :
a. Hendaknya setiap peserta bersikap terbuka,
b. Berusaha menterjemahkan / menganalisa pikiran orang lain.
c. Selalu berupaya memperlancar persidangan.
d. Tidak mengganggu jalannya persidangan.
e. Tidak membuka rapat dalam rapat.
f. Berpartisipasi secara penuh.
g. Menjaga ketertiban.

4. Penutup Dan Tindak Lanjut.
Keberhasilan perencanaan dan penyelenggaraan suatu persidangan tidak semata - mata diukur dari kelancaran, efisiensi waktu, kelengkapan fasilitas maupun akomodasi yang mewah atau suasana lingkungan yang nyaman dan asri maupun dari bagusnya redaksi konsideran dan diktum – diktum keputusan yang dihasilkan atau bahasa resume yang indah. Akan tetapi keberhasilan suatu rapat/ persidangan juga diukur dari out put yang merupakan tindak lanjut rapat / sidang tersaebut. Dengan demikian rapat/ persidangan yang diselenggaran tidak menjadi suatu rapat NATO : No Action Talk Only.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar